請求書処理は、定期的に発生するノンコア業務。弊社のアウトソーシングご利用で、貴社の貴重な人員をコア業務へ
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請求書へのデータプリントのために、社員共有のネットワークプリンタを独占使用するため、他部署との調整や心理的な圧力による苦労 |
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社内LANで共有しているプリンタは譲り合って使うもの。実は、それを最も痛切に感じているのは、独占使用されている方です。改善策としてプリンタの増設も考えられます。しかし、プリント量に見合った機種ではなく、低価格・低能力型機を選びがちです。また、社内でのプリンタ増設の承認自体が困難を極めることもありそうです。 |
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業務委託することで、心理的負担から解放されます。また、業務委託を行うと、将来にわたって「機器購入代０ 」+「空いた時間 ∞」です。会社の上層部の方ほど、この「空いた時間 ∞」に注目するでしょう。 |
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プリント処理が思い通り進まないことによる予定遅れの心配 |
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「プリンタの気分次第で処理時間に大きく差が出る」ということはありませんか。「思い通り」とは、「うまくいった場合」のこと。そもそも、今、向き合っているプリンタは、「うまくいく」可能性の高いプリンタですか？ |
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処理量・内容に見合うプリンタを使用されていないことも原因の一つかもしれません。高スペックのプリンタほど、機器だけでなく、トナーなどの消耗品までもが割高です。また、思い通りにはかどらない仕事が増えれば、予定外の残業も増えます。会社の上層部の方ほど、この「予定外の残業コスト」に注目するでしょう。実は、残業にまつわる話として、数年後には次のような話が現実味を帯びてきました。アウトソーシングを検討されてはいかがでしょうか。 |
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コア業務や他の業務で多忙な中、封筒への封入封緘など、単純作業に時間を割かなければならないことへのいらだち |
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いらだつ背景には、何があるのでしょう。「こんなことをやっている場合ではない」という心理が働いていませんか。「複雑な業務で大きな責任」を伴う仕事が頭にあると、目の前にある「比較的単純な反復作業」には、気持ちが向きにくいのではないでしょうか。 |
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人員補充するという方法もありますが、会社の上層部の方ほど、社員教育・管理コストの負担を重く感じています。他の優先事項を進めるために、「比較的単純な反復作業」で「大きな責任」を伴う業務を委託するのは、アウトソーシングの代表的な理由です。 |
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個人情報の漏洩防止・保護管理のために、設備やハードウェアなどに対する抜本的なセキュリティ強化策が講じられず、漏洩リスクから解放されない悩み |
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個人情報を取り扱う企業にとって、「個人情報の保護に関する法律」は新たな負担と混乱を招いているとも言われています。企業は、社会通念の変化にも迅速に対応しなければならず、コンプライアンス経営の礎には、的確な情報収集と管理が求められます。 |
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「個人情報管理」の重要性が高まってきています。その流れに同調してか、PCに感染するウィルスの主流が、いわゆる「情報ハッキング型」に移りつつあります。これまで、PC破壊型ウィルスへの対応に経費を投じてきた多くの企業では、このような変化に対応しきれていないのが現状です。情報セキュリティの是弱性をついた情報漏洩が後を絶たず、連日、こういった報道が世間を騒がせていることは、周知の事実です。当社では、一般の業務空間とは完全独立させたデータ処理専用の業務空間で、専任の担当者が情報を取り扱う体制を構築しております。お預かりする個人情報を責任を持って取り扱える最新のインフラ・体制を整えておりますので、ご安心下さい。 |
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印字ズレや紙詰まりなど、所有プリンタとお使いの印刷物の相性によるトラブルが引き起こす作業効率の低さ |
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車の種類や排気量に応じたガソリンがあるように、実は、プリンタにもふさわしい紙があります。そして、プリンタと紙の関係はとても繊細です。特に、高性能なプリンタであればあるほど、その性能を発揮するために品質の高い紙が必要となります。低品質の紙では、紙粉や帯電というプリンタの不安定要素が十分に除けず、トラブルが排除できません。 |
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プリンタやコピーなどで使用する用紙は、製造工程で微弱静電気を蓄積させないような工程で作られています。一方、印刷会社で製造された印刷物は微小な静電気を帯びているものが多いのは事実です。オフィス向けのプリンタで印刷物に追加印字するのは、常にこの相性と向き合わなければなりません。効率化を含め、この問題の解決には、業務実施方法を見直し、印刷会社による業務受託に注目すべきであり、これが当社のサービスに多くの関心が集まっている理由と考えられます。 |
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プリンタを使うだけ発生するチャージ料や消耗品のコストを抑えるため、リサイクル消耗品を使用するが、文字かすれなどの印字品質低下、ドラムの異常消耗など、プリンタ装置の故障などの悪循環を招く |
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プリンタの維持に必要な消耗品は高額です。一旦、プリンタを導入してしまうと、高額な消耗品を継続的に購入する必要に迫られます。プリンタの使用を中止するわけにもいかないため、純正品ではなく、リサイクル品を使用されるケースも多いと思われます。そのリサイクル品、使用前に品質を確かめにくいのが大きな問題です。プリンタメーカーでは、リサイクル消耗品を使用していた機器に生じた故障を保証対象外としていることにも留意が必要でしょう。また、印刷物で使用するインキは、プリンタ消耗品よりも低コストな上に、エコマークなど環境にも十分配慮されたものが数多く揃っています。 |
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デジタル文書が急速に浸透し、時として、印刷物までもがデジタル文書に置き換えられています。「手軽に必要なだけ」という感覚で頻繁にプリントアウトする行為は、コスト管理が難しく、また、社員のコスト意識を希薄にしています。何よりも、プリンタへの過度な依存が、悪循環の発端です。当社では、印刷物にデータプリントという付加価値を提供いたします。委託主様のコスト軽減に、請求書処理サービスを始めとした各種サービスをご活用下さい。 |
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社員総動員で封入封緘するなど、人件費コストを度外視した対応 |
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社長からアルバイトまで人員を総動員して、毎月行われる封入封緘作業。「どうしてもしなければいけとない仕事だから」と恒例行事となり、社を上げて突貫作業。御社の請求書発行業務で、このような光景はありませんか。時間単価2,000円の社員が5人集まって封入封緘作業を1時間行うと、10,000円のコストが必要です。一人当たり1分間に2通仕上るとして、5人で1時間作業したとすると600通仕上がりますが、これでは１通あたり約16.6円ものコストがかかっています。コストダウンのために時間単価900円のアルバイトに作業を行わせると、7.5円に下げられますが、宛名など個人情報に関する情報漏洩リスクが伴います。また、このためだけにアルバイトを採用することは困難です。 |
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手作業による封入封緘は、作業効率が非常に悪いのが特徴です。プライバシーマーク認証取得している当社では、A4三つ折1枚の封入封緘を1通当たり8円（1,000通の場合）からご提案可能です。また、請求書を封書ではなく、シークレットハガキ（圧着ハガキ）形式に変更すると、更にコストダウンの恩恵にあずかれます。当社にはそんなノウハウが集まっています。 |
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印刷物や封筒の保管スペースを確保しておくためのコストも必要ありません。当社でお預かりし、一元管理いたします。 |
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一定量の発送物を郵送する場合、カスタマバーコードを利用した郵便料金割引サービスの検討ができます。 |
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